Như các bạn đã biết, bên cạnh công cụ Zoom Meeting còn nhiều hạn chế cũng như những vấn đề bảo mật thì Microsoft Teams là một ứng dụng có thể thay thế và cực kỳ nổi tiếng cho hội thảo, hội họp, đào tạo trực tuyến, học trực tuyến. Microsoft Teams là nền tảng truyền thông hợp nhất kết hợp trò chuyện liên tục tại nơi làm việc, các cuộc họp video, lưu trữ tệp và tích hợp ứng dụng. Dịch vụ Microsoft Teams tích hợp với bộ công cụ văn phòng Office 365 của công ty và các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft. Nordic Coder – trung tâm đào tạo lập trình viên quốc tế, sẽ hướng dẫn cho các bạn cách đăng ký, cài đặt và sử dụng công cụ Microsoft Teams cực kỳ hữu ích này. HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ.
- Đăng Ký Tài Khoản Microsoft Teams
1.1 Đăng Ký
+ Truy cập vào địa chỉ https://teams.microsoft.com bằng trình duyệt web, hoặc mở phần mềm Microsoft Teams trên các nền tảng Windows, Mac OS, Android, iOS.
Các bạn có thể tải phần mềm sau khi đăng ký thành công
+ Nhập tài khoản (Account): họ_và_tên@nc.edu.vn; mật khẩu (Password) và nhấn Đăng nhập (Sign in).
Lưu ý: Nếu trước kia các bạn từng có tài khoản Microsoft dạng Hotmail thì bạn cứ đăng nhập vào sử dụng luôn. Hoặc chưa có thì bắt buộc phải đăng ký từ đầu.
1.2 Đăng nhập
+ Truy cập vào được link ở trên đăng nhập tài khoản mà bạn đã tạo (đừng quên kích hoạt qua email đăng ký của bạn trước đó, kiểm tra spam email nếu chưa thấy email active)
+ Chọn nhóm đối tượng trước khi đăng nhập với mục đích chính, có 3 nhóm:
– Dành cho đối tượng Học Trực tuyến/Trường Học
– Dành cho đối tượng muốn Video call với gia đình/bạn bè
– Dành cho đối tượng phục vụ công việc (Work from home)
Sau khi chọn xong và đăng nhập đúng tài khoản & mật khẩu thì chuyển qua màn hình chính của Microsoft Teams. Như vậy tới đây, quá trình tạo tài khoản Microsoft Teams của bạn đã hoàn tất. Tải phầm mềm tại đây
*Lưu Ý:
Nếu bạn có sử dụng Office 365 của Mircosoft thì tin vui là bạn sẽ sử dụng tài khoản Teams mà không cần tạo. Microsoft Teams hiện được Microsoft cung cấp theo hai hình thức. Một là Teams miễn phí và Microsoft Teams cao cấp (Premium) trong giải pháp Office 365 cho Doanh nghiệp và Trường học
Còn nếu bạn chưa từng có tài khoản Office 365 thì bạn đăng ký Teams miễn phí tại đây. Hiện Microsoft cung cấp 6 tháng miễn phí Teams Premium cho người dùng sử dụng trong giai đoạn đại dịch Covid-19 này
- Hướng dẫn tạo lớp học (dành cho Giảng viên của Nordic Coder)
2.1 Tạo lớp học
Microsoft Teams có 2 phiên bản: giao diện tiếng Anh và giao diện tiếng Việt.
Bản hướng dẫn này dùng giao diện tiếng Anh và sẽ chú thích giao diện tiếng Việt tương ứng.
Giao diện chính sau khi đăng nhập:
Nhấn vào nút Join or create a team hoặc Tham gia hoặc tạo nhóm ở góc trên bên phải của giao diện chính, sau đó nhấn nút Create Team hoặc Tạo Nhóm
Chọn Class (Lớp học), sau đó nhập tên lớp và mô tả vắn tắt thông tin của lớp (nếu cần) và nhấn Next (Tiếp theo).
2.2 Thêm sinh viên/Học viên vào lớp học
Giảng viên tải danh sách lớp từ website đào tạo, copy & paste mã sinh viên và nhấn Add (Thêm) để thêm sinh viên vào lớp học. Lặp lại cho đến hết danh sách
Có thể xóa sinh viên bằng cách nhấn vào nút X
Sau khi nhập xong danh sách sinh viên thì nhấn nút Close. Giao diện sau khi nhập xong danh sách sinh viên của lớp như sau:
+ Tab Posts (Bai đăng): dùng để đăng bài và tương tác với sinh viên
+ Tab File (Tệp): upload hoặc download file tài liệu.
+ Tab Class Notebook: sổ tay giáo viên.
+ Tab Assignment (Bài tập): giáo viên soạn bài tập giao cho sinh viên.
+ Tab Grade: giáo viên chấm bài tập và trả điểm cho sinh viên.
- Hướng dẫn một số công cụ trong lớp học
3.1 Tải tài liệu lên lớp học
Tại giao diện của tab Posts: chọn Upload Class Material (Tải lên tài liệu lớp học)
Chọn Upload (Tải lên):
Chọn đường dẫn đến file cần tải lên và nhấn Open (Mở)
3.2 Giảng bài trực tuyến
Click đúp vào Nhóm (1) > Click vào một lớp học để mở. Tại cửa sổ Bài đăng (2)> Chọn Họp ngay (Meet now) (3) để bắt đầu giảng trực tuyến.
Nhập vào thông tin của phiên giảng trực tuyến (1) > Click Họp ngay (2) để bắtđầu lên lớp.
Giáo viên có thể bật/tắt camera và chỉ để cho việc trình chiếu sau này (3), cũng cóthể lên lịch giảng dạy “Lên lịch cuộc họp” (4).
Thông thường giáo viên sẽ lên lịch giảng dạy theo lịch trong thời khóa biểu, sau khi lên lịch, các sinh viên của lớp học sẽ nhận được thông báo để tham gia đúng giờ.
Để trình chiếu PowerPoint, giáo viên chọn chức năng Chia sẻ (4)
Sau khi nhấn nút chia sẻ (1) > Xuất hiện các nguồn để giáo viên chọn: Màn hình (2) sẽ chia sẻ toàn bộ màn hình, mọi thao tác trên máy tính của giáo viên sẽ được tất cả sinh viên tham gia xem được; Cửa sổ (3) là những cửa sổ đang mở ở trên máy tính mà giáo viên muốn chia sẻ, hãy chọn một cửa sổ để chia sẻ nếu muốn; PowerPoint (4) là danh sách các file PowerPoint có sẵn ở thư mục gốc của OneDrive, hãy chọn một fileđể trình chiếu nếu muốn; Duyệt (5) dùng để duyệt qua các tài liệu bao gồm Duyệt nhómvà kênh để chọn một file PowerPoint trong học liệu của môn học để trình chiếu, hoặc duyệt qua OneDrive hay Tải file PowerPoint lên từ máy tính lên lớp học để trình chiếu; Bảng trắng (6) sẽ giúp giáo viên chia sẻ bảng trắng để viết như viết bảng ở trên lớp.
Chọn Duyệt > Duyệt nhóm và kênh > Tìm đến file PowerPoint (1) > Chia sẻ (2)để trình chiếu.
Giảng viên sử dụng phím mũi tên trên bàn phím / click biểu tượng mũi tên trên màn hình để di chuyển qua lại giữa các slide (1, 2). GV có thể ngăn không cho sinh viên tự ý di chuyển các slide khi GV đang trình chiếu (3). DV kết thúc trình chiếu (4).
3.3 Soạn bài tập cho lớp học
Chọn tab Assignment (Bài tập), chọn Create.
Giảng viên chọn 1 trong 2 dạng bài tập: tự luận (Assignment) hoặc trắc nghiệm(Quiz), sau đó soạn nội dung bài tập trực tiếp trên MS Office365 Teams.
3.4 Chấm điểm bài tập
Đối với bài tập trắc nghiệm, điểm của sinh viên sẽ được chấm tự động bằng phần mềm MS Teams. Còn với bài tập tự luận, giảng viên chọn tab “Grades” để nhập điểm cho từng sinh viên.
- Hướng dẫn tham gia lớp học (đối với học viên của Nordic Coder)
4.1 Tham gia lớp học
Sau khi đăng nhập thành công, sinh viên sẽ thấy các lớp học của mình (với điều kiện là các giảng viên đã tạo xong lớp và thêm sinh viên vào lớp).
Click chuột vào tên lớp để tham gia vào lớp, giao diện sẽ hiển thị như sau:
Tab Posts (Đăng bài): dùng để đăng bài và tương tác với giảng viên. Tab File (Tệp): upload hoặc download file tài liệu.
Tab Class Notebook: sổ tay giáo viên.
Tab Assignment (Bài tập): làm bài tập giảng viên giao
Tab Grade: Xem điểm của mình.
4.2 Tải bài giảng và tài liệu tham khảo
Chọn tab File, chọn file muốn tải, nhấn chuột phải và chọn download:
4.3 Tham dự bài giảng trực tuyến
Khi giảng viên bắt đầu bài giảng trực tuyến, sinh viên sẽ nhìn thấy như trong hình dưới đây. Sinh viên click vào bài giảng trực tuyến và nhấn nút “Tham gia” (“Join”) đểtruy cập vào phòng giảng bài trực tuyến do giảng viên tạo ra.
4.4 Làm bài tập
Chọn tab Assignment (Bài tập), chọn bài tập cần làm, sau khi làm xong thì nhấn nút Submit
4.5 Xem điểm bài tập
Sinh viên chọn tab “Grades” để xem điểm các bài tập của mình. Đối với bài tập trắc nghiệm, điểm sẽ được chấm tự động bằng phần mềm. Còn đối với bài tập tự luận,điểm sẽ hiển thị sau khi giảng viên chấm bài xong.
- Cấu hình và tuỳ biến nhóm (team) của bạn
5.1 Tạo nhóm – trong Microsoft Teams
- Chọn nhóm> gia nhập hoặc tạo nhóm.Tại đây bạn có thể tạo nhóm của bạn, hoặc khám phá các nhóm hiện có.
- Chọn tạo nhóm mới, rồi chọn xây dựng nhóm từ đầuhoặc chọn tạo từ… để xây dựng một nhóm toàn mới hoặc tạo từ một nhóm hiện có tương ứng.
- Chọn riêng tưnếu bạn muốn mọi người yêu cầu quyền gia nhập hoặc chọn công khai nếu bất kỳ ai trong tổ chức của bạn có thể tham gia.
- Đặt tên cho nhóm và thêm mô tả ngắn nếu muốn.
- Chọn Tạo.
- Thêm thành viên.Bạn có thể thêm người, nhóm, hoặc thậm chí toàn bộ nhóm liên hệ của bạn.Nếu bạn cần thêm người từ bên ngoài tổ chức của mình, hãy sử dụng địa chỉ email của người đó để mời họ tham gia với tư cách khách mời. Hãy thêm cho họ tên hiển thị thân thiện nữa.
- Khi bạn đã hoàn tất việc thêm các thành viên, hãy chọn Thêm và sau đó Đóng.
5.2 Tạo kênh (Channel)
Theo mặc định, mỗi nhóm có một kênh Chung, đây là kênh hiệu quả để sử dụng cho các thông báo và thông tin mà cả nhóm cần. Để thêm nhiều kênh:
Tạo kênh trong Microsoft Teams
- Chọn Thêm tùy chọn…bên cạnh tên nhóm.
- Chọn Thêm kênh.
- Nhập tên và mô tả cho kênh của bạn. Bạn có thể xây dựng kênh xung quanh một chủ đề, dự án, tên phòng ban, hoặc bất cứ điều gì bạn thích.
- Chọn tự động hiển thị kênh này trong danh sách kênh của mọi ngườinếu bạn muốn kênh này được tự động nhìn thấy trong danh sách kênh của mọi người.
- Chọn Thêm.
Trên đây là phần hướng dẫn chi tiết cách đăng ký và sử dụng phần mềm họp/đào tạo trực tuyến Microsoft Teams.
- Ưu và nhược điểm khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams.
Ưu điểm:
- Giao diện chú trọng vào teamwork nên mỗi team xem như có một cái workspace riêng.
- Kết nối tốt với Office 365 nên việc đẩy file, v.v.. vào workspace tốt (chưa review được collaboration và tookit với plugin so với GSuit).
- Thấy có bot tích hợp, khả năng phải đấu nối API.
- Đang Free gói cá nhân và đăng ký 6 tháng Free Teams Premium hỗ trợ mùa dịch Covid-19
Nhược điểm:
- Giao diện chat phí diện tích. Tính ra nếu chat thì slack hoặc zalo vẫn tiện hơn (slack có thread chat còn zalo có board, đính file v.v.. ngon)
- Task ko có check list, description/note quá ngắn ko phù hợp cho mấy cái mô tả cần rich text hoặc cần trình bày theo cấu trúc cho dễ đọc
- Không @ (mention) được trong task discussion
- Nếu task đó cần discuss với outside team (kiểu vendor, partner, v.v..) thì không có cơ chế mail gửi ra / nhận vào trong task
- Không View Project Task update (bucket change, lognote) & chat trong cùng 1 discussion channel
- Không import / export được task list (plan trên spreadsheet / excel cho familiar với khách hàng rồi import vào cho internal team kéo)
- Không có mail alias nhận task vào project / team. Tức là always phải mở máy / app lên mới tạo được (mà chưa review được app). Điểm này sẽ khó linh động khi tương tác với khách hàng.
-
- Kết Luận
Việc học online qua những phần mềm như Teams được nhiều giáo viên và học sinh đánh giá rằng dạy online không hiệu quả bằng dạy trực tiếp. Có học sinh nói rằng mình có động lực để học hơn khi có các bạn cùng lớp học hành chăm chỉ xung quanh, còn học online dễ buồn ngủ và mất tập trung vì chỉ có một mình. Trong khi đó, giáo viên cũng cho rằng sự gắn kết giữa mình và học sinh khi học trực tuyến gần như bằng 0. Đó là chưa nói đến những khó khăn về mặt công nghệ như máy chủ gặp sự cố, mạng không ổn định, đăng ký phức tạp, phải sử dụng nhiều nhóm… Các chủ đề này liên tục tạo nên những cuộc tranh luận sôi nổi trên mạng xã hội. Chính vì vậy tại Nordic Coder với các khoá học Online do trung tâm tổ chức thì đều chọn giải pháp lớp học tinh gọn và số lượng ít. Bên cạnh đó giải pháp học online trực tuyến là giải pháp tạm thời vượt qua mùa dịch nCovid-19 này, suy cho cùng vẫn chưa thể đảm bảo chất lượng như lớp học Offline.
Nguồn: https://nordiccoder.com/blog/microsoft-teams